Scrum para principiantes: ¿qué es y cómo funciona?
Mucho se escucha hablar de Scrum pero, ¿sabes realmente de qué trata? En el siguiente artículo, voy a explicar cómo funciona y por qué las empresas que lo adoptan obtienen tan buenos resultados.
¿QUÉ ES SCRUM?
Scrum es un framework ágil para el desarrollo de proyectos. Está diseñado para entregar el mejor valor al cliente en el menor tiempo posible. Sobre todo en los sectores muy cambiantes y con nuevas exigencias en cada momento.
Scrum busca controlar el riesgo utilizando un método iterativo e incremental, a comparación del método tradicional, también conocido como “método en cascada”. En Scrum, cada proyecto dura un Sprint y cada sprint no dura más de cuatro semanas. Al cabo de esas cuatro semanas, se tiene un entregable o mejora de producto. En cambio, en el método tradicional, la simple planeación de un proyecto llega a durar meses y cuando se hace el lanzamiento de la mejora, se corre el riesgo de que ésta sea ya obsoleta. Costándole a la empresa varios millones.
El desarrollo incremental es uno de los pilares principales de cualquier iniciativa ágil, y le brinda a la empresa la ventaja de poder adaptarse al mercado antes de que las pérdidas ocurran. Scrum se utiliza desde 1995 y empezó con empresas de desarrollo web, debido a sus resultados positivos, hoy, se aplica en cualquier sector. Las empresas que consiguen adoptar Scrum como marco de trabajo, mejoran de 4 a 10 veces su productividad y competitividad.
Para implementar Scrum se necesita un Equipo Scrum y respetar sus tres pilares: Transparencia, Inspección y Adaptación. Cada pilar, así como cada miembro del equipo, cumple con una función muy definida, que permite alcanzar el éxito.
EL SCRUM TEAM
El Scrum Team se divide en tres partes.
Product Owner: Es la persona que mejor conoce el negocio y también es un emprendedor nato. El valor del producto está bajo su responsabilidad, es él quien decide qué mejora o tarea se tiene que hacer en cada sprint. Es el canal entre los directivos, inversionistas, clientes y equipo de desarrollo. Al ser la persona que mejor conoce el mercado y el producto, es quien toma la decisión final.
Equipo de Desarrollo: Se recomienda que esté integrado entre 3 y 9 personas. Tiene que ser un equipo multifuncional y que con los roles internos de cada miembro, pueda sacar el trabajo. Lo interesante sobre este equipo es su auto-gestión. Ellos mismos deciden el trabajo realizado en cada sprint (en función de las prioridades que delimita el Product Owner), y ellos mismos deciden cómo realizar cada una de las tareas. Es un trabajo en equipo, sin jerarquías.
Scrum Master: Al ser un proceso que sale de lo común, es normal que haya resistencia por parte de la empresa o por parte de los mismos miembros del Scrum Team. Es aquí donde entra el Scrum Master. Debe asegurar que todos sigan el proceso correctamente, da coaching continuo cuando hay algún bloqueo y elimina cualquier impedimento que se presente a lo largo del sprint.
CÓMO FUNCIONA
Una vez que tenemos a los integrantes del Scrum Team, es hora de ponerse en acción.
El Product Owner debe crear un Product Backlog, que es como un inventario. Aquí, enlista todos los requerimientos que debe tener el producto o proyecto, para tener claridad sobre el trabajo que se va a realizar. Aunque es posible que no se puedan poner todos los requerimientos de una sola vez, es necesario poner los más importantes así, el equipo de desarrollo tiene material para empezar a trabajar. De igual forma, el Product Owner es quien determina la duración de los sprints. Éstos deben durar siempre lo mismo, para que el equipo se acostumbre al método de trabajo y para que se puedan comparar resultados entre un sprint y otro.
Una vez que está la primera lista de requerimientos, se realiza un Sprint Planning, junto con los desarrolladores. El Product Owner presenta los requerimientos a los desarrolladores y ellos deciden qué trabajo van a realizar. Es el momento perfecto para definir el objetivo del sprint, aclarar todas las dudas posibles y establecer el nivel de complejidad de cada tarea. Cuando todos están de acuerdo, las tareas seleccionadas se colocan en el Sprint Backlog.
Ahora es turno del Equipo de Desarrollo de trabajar. Los requerimientos se dividen en tareas y éstas se colocan en una tabla. Hoy en día, existen muchas herramientas en línea para ayudarte a organizar la tabla, pero para comenzar te recomiendo hacerlo manualmente. ¿Por qué se colocan en una tabla? Para dar claridad al equipo sobre las tareas faltantes y para ser transparentes. Es obligación de los desarrolladores mantener la tabla actualizada. Cualquier persona que entre a la sala podrá ver qué es lo que está pasando sin tener que preguntarle a algún miembro del equipo.
Al final de cada día existe un Daily Scrum, una junta de 15 minutos en la cual cada miembro comparte lo que hizo ayer, lo que hará hoy y cómo dicha(s) tarea(s) ayuda(n) a alcanzar el objetivo del sprint. También es el momento de compartir algún problema que noten o una posible mejora a una tarea futura. Mientras todo esto sucede, el Product Owner sigue trabajando con los directivos de la empresa para alinear objetivos, investigando qué sucede en el mercando y ajustando el Product Backlog.
Ya que las tareas quedaron completadas, se realiza un Sprint Review, para mostrar las mejoras. Participa el Product Owner y los stakeholders involucrados en el proyecto. Se analiza el resultado final y se determina si ya se puede hacer el lanzamiento o si requiere de alguna mejora. De igual forma, el Equipo de Desarrollo habla de los impedimentos que tuvo y se busca una solución.
Por último, viene la Retrospectiva del Sprint, una junta en donde se habla sobre lo que logro el equipo, pero también se hacen visibles los problemas que tuvieron. Es una forma de mejorar continuamente la misma productividad del equipo. El Scrum Master tiene un rol importante ya que es el mediador de la situación y ayuda a que el propio equipo solucione dichos problemas.
En cuanto termina un sprint, empieza enseguida el otro siguiendo el mismo proceso.
TRANSPARENCIA. Desde el primer momento todo es transparente y cada persona involucrada recibe la misma información. INSPECCIÓN. Desde las juntas diarias, hasta la junta al final del sprint, permiten que se monitoree constantemente el trabajo realizado. ADAPTACIÓN. Toda modificación se hace en tiempo y toda mejora se hace tomando en cuenta la versión anterior.
Como puedes ver, Scrum es una herramienta ideal a la hora de gestionar proyectos. Es fácil de entender, aunque es más complejo al momento de aplicarlo. Al ser un proceso empírico, al empezar a aplicarlo tu mismo empezarás a notar la diferencia y cada vez será más sencilla su aplicación en el trabajo. Puedes empezar a adoptarlo en pequeñas tareas personales, ¿tienes un nuevo proyecto y no sabes por dónde empezar? ¿Te vas un mes de vacaciones?
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